Através dessa ferramenta é possível excluir uma nota e inutiliza-lá junto a Sefaz. O processo de Inutilização deve ser executado apenas em notas não existentes na base da Sefaz. Caso a mesma tenha sido cancelada, denegada ou esteja autorizada o processo não se enquadra, em caso de dúvida orientamos procurar a contabilidade ou o setor responsável da empresa.
O processo de inutilização é realizado em 2 passos: O 1º onde é realizada a cópia de dados e exclusão do controle; e o 2º onde é feita a inutilização do número de documento junto a SEFAZ.
1.1-COPIA DE DADOS E EXCLUSÃO DO CONTROLE.
Para realizar a cópia dos dados e posteriormente a exclusão da nota do sistema é só clicar em >> Fiscal >> Manutenção de Nota Fiscal.
Na tela que se abre busque pela nota que deseja inutilizar, para isso preencha os dados da nota e clique em >> Pesquisar.
A nota então é retomada, copie os seguintes dados “NÚMERO DO DOCUMENTO”, “SÉRIE” e “OPERAÇÃO FISCAL”
Após copiado os dados exclua a nota pelo botão excluir (quadrado vermelho na imagem abaixo)
Nesse passo pode ser apresentado um problema, pois ao excluir a nota os títulos relacionados a ela também deverão ser excluídos. (Os títulos relacionados a nota são apresentados dentro da edição da nota, no campo duplicatas, encontrado no final da página.)
Devido a isso pode ser apresentada a seguinte mensagem:
Essa mensagem indica que existem movimentos financeiros vinculados a nota, assim não sendo possível excluir a nota até que se exclua todos os movimentos vinculados a ela.
Na própria mensagem exibida pelo sistema é indicado o número do movimento que está impedindo a ação de exclusão (quadrado vermelho), anote esse número e no menu>> Financeiro>>Movimentos financeiros, busque pelo movimento indicado e exclua-o.
Após realizar a exclusão do(s) movimento(s) tente novamente excluir a nota. Com a nota excluída é necessário cumprir a 2º etapa do processo, que é a inutilização do número do documento junto a Sefaz.
2-INUTILIZAÇÃO DO NÚMERO DE DOCUMENTO JUNTO A SEFAZ.
Agora, para realizar a inutilização junto a Sefaz clique no menu >> Fiscal >> Gerenciador Nota Fiscal >> Inutilizar Notas Fiscais.
Na janela que se abre são listadas as inutilizações já feitas pelo sistema, para gerar uma nova inutilização clique no botão >> +Novo Cadastro
Na nova tela preencha os dados da nota (Série, Nr Documento Inicial e Operação fiscal) que foram anotados na 1ºetapa desse processo. Após, preencha a justificativa que será encaminhada a SEFAZ.
Depois é só clicar em 
e o sistema emitirá a inutilização a Sefaz. Se der tudo certo com a inutilização a nota fica com o status de “Concluído”. Caso ocorrer algum erro será retornada uma mensagem e o status ficará como “Recusado pela Sefaz”.
Para ver as funcionalidades dessa ferramenta assista o vídeo a seguir: